Tietosuojaseloste – Huoleton®

1. YLEISTÄ

Huoleton Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa ja muiden käyttäjien yksityisyyttä ja tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa tietojen käsittelyyn. Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme ja muita käyttäjiä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Asiakkailla tarkoitetaan jäljempänä palveluidemme käyttäjiä, jotka ovat joko yksityishenkilöitä tai yrityksiä. Asiakkaan tai Asiakkaan valtuuttaman edustajan on luettava ja ymmärrettävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen Huoleton Oy:n palveluita.

Käyttäjillä tarkoitetaan jäljempänä yhteisesti asiakkaita tai muita tahoja, joiden henkilötietoja käsitellään Huoleton Oy:n toimesta asiakassuhteeseen perustumatta (esim. internet-sivustolla www.huoletonta.fi vierailevat henkilöt).

Henkilötiedolla tarkoitetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA SEN YHTEYSTIEDOT

Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:

Huoleton Oy (Y-tunnus: 3283403-4)

Höyläämönkatu 1

67100 Kokkola

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse: tietoturva@huoletonta.fi

3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUKSET

Keräämämme henkilötiedot voidaan jakaa Asiakkaan tai Käyttäjän antamiin, verkkopalveluiden käytöstä havainnoituihin sekä analytiikan avulla johdettuihin tietoihin. Käytämme henkilötietoja:

Asiakkuuden ylläpitämiseen
Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
Huoleton Oy:n toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
Asiakaskokemuksen parantamiseen
Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
Henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
Väärinkäytösten estämiseen
Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen
Tietoja käsitellään asiakkaan ja Huoleton Oy:n väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraaviin oikeusperusteisiin (GDPR 6 artikla):

□ rekisteröidyn suostumus.

□ sopimus.

□ rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

□ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

5. KERÄÄMME KÄYTTÄJISTÄMME SEURAAVIA TIETOJA:

Käyttäjän itsensä antamat tai henkilön tunnistavat tiedot
Tunnistamistiedot, kuten nimi
Henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseksi luottosopimusta tehtäessä
Passitiedot tai vastaavat Tullin vaatimat tiedot tilattaessa tuotteita tai palveluita verottomana Suomen ulkopuolelta
Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot
Asiakkaan suostumuksella sijaintitiedot, joita käytetään toimitusajan arviointiin
Google-, Facebook- tai Microsoft-kirjautumiseen käytetty sähköpostiosoite ja varmenne
Palvelujen käytöstä havainnoidut ja analytiikan avulla johdetut tiedot
Ostoshistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
Toimitustiedot, kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite
Tuotearvostelut
Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
Tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi Huoleton Oy:ltä Internetin kautta.

6. MITEN TIETOJASI SÄILYTETÄÄN JA SUOJATAAN?

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Huoleton Oy säilyttää asiakastietoja EU-alueella. Konesalit ja kaupan järjestelmien tekninen sekä prosessien tietoturva ovat erittäin korkealla tasolla. Yrityksessä on käytössä ISO 27001:een pohjautuva tietoturvan hallintajärjestelmä. Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan.

Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon konsolidointi, minimointi, pseudonymisointi, anonymisointi ja enkryptaus. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen ja sen pohjalta annetun kansallisen tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

7. KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJASI?

Käyttäjien henkilötietoihin on pääsy vain Huoleton Oy:n tietoturvahenkilöllä tai hänen valtuuttamallaan taholla. Sanottuihin henkilötietoihin pääsyyn oikeutettu on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee käyttäjien henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä, rajoittuen tässä tietosuojaselosteessa määritettyihin tarkoituksiin.

Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

8. MISTÄ TIEDOT KERÄTÄÄN?

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajalta. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilötiedoista ilmoitamme tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisesti ensimmäisessä yhteydenotossa asiakkaaseen tai viimeistään kuukauden sisällä henkilötietojen vastaanotosta.

9. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tietosi välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.

Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Hyödynnämme ostokäyttäytymis- ja selaustietoja yhteistyökumppanien kanssa, jotta voimme paremmin tarjota sinua kiinnostavia tuotteita ja tarjouksia. Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Vain me pystymme yhdistämään käytetyn pseudonymisoidun tiedon nimeesi.

Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme viranomaisten tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Luovutamme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
Tuotesuositus- ja personointikumppaneille
Sähköpostimarkkinointikumppaneille selaushistoriaan perustuvan viestinnän tai tuotearvostelupyynnöt (jos asiakas on sallinut uutiskirjeen ja kyselyn lähetykset)
SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu
Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti
Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai osamaksun
Laskuoperaattorille, kun maksutavaksi valitaan Huoleton Oy:n oma lasku
Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

Huoleton Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, konsernia sitovat tietosuojasäännökset (BCR-järjestely) tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Asiakas voi rajata tietojen luovuttamista markkinointi- ja analytiikkatarkoituksiin.

10. KUINKA KAUAN TIETOJASI SÄILYTETÄÄN?

Säilytämme henkilötietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Kun teet tilauksen ilman asiakastiliä, tallennetaan antamasi tiedot Huoleton Oy:n järjestelmään, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla tilauksestasi. Yhteystietosi poistetaan, kun tilaus on käsitelty. Asiakkaan tai Käyttäjän pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida Huoleton Oy:n järjestelmistä. Poisto ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme
Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

11. MILLAISIA OIKEUKSIA SINULLA ON HENKILÖTIETOJEN OSALTA?

Asiakkaana ja Käyttäjänä sinulla on eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön nojalla oikeus:

Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tietoturva@huoletonta.fi. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus.
Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle

Huoleton Oy on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen mahdollisuuksia vaikuttaa tietojensa käsittelyyn. Voit itse päättää sinulle kohdistetusta markkinoinnista, lisäarvopalveluista ja ottaa tai olla ottamatta vastaan erilaisia markkinointiviestejä. Vaihtoehdot löydät verkkokaupan tilihallinnasta. Kehitämme palveluamme jatkuvasti, joten toimintoja voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa.

Asiakas voi myös koska tahansa lopettaa asiakastilinsä ja pyytää Huoleton Oy poistamaan omat tietonsa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa ja lainsäädäntö voi vaatia säilyttämään osan asiakkaaseen liittyvästä tiedosta.

12. EVÄSTEET

Huoleton Oy käyttää evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita toimintojen toteuttamiseen, personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Toiminnallisia evästeitä ja paikallista varastoa käytetään mm. asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen, toimitusaika-arvioihin ja ostoskorin toimintoihin. Näihin toimintoihin evästeiden ja paikallisen varaston käyttö ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista. Palvelimen asettamat toiminnalliset evästeet ja paikallisen varaston muuttujat säilyvät selaimessa 15min-24kk, ellei niitä erikseen poisteta selaimen asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet ja paikallisen varaston muuttujat uudelleen selaimen sen salliessa. Käyttökokemuksen personoinnin avulla voimme tarjota sivustollamme enemmän asiakkaitamme kiinnostavia tuotesuositteluja.

Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käyttämämme yhteistyökumppanit ja tekniikat, kuten kuvapistetunnisteet ja evästeet, auttavat meitä ymmärtämään paremmin asiakkaidemme käyttäytymistä ja kertovat meille mitkä tuotteet, toiminnot ja palvelut asiakkaitamme kiinnostavat. Käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka voidaan yhdistää asiakkaaseen jollakin tapaa, käsitellään henkilökohtaisena tietona. Tunnisteiden voimassaoloaika on 30s-24kk.

Hyödynnämme muun muassa Google Analyticsia, Google Tag Manageria, Google AdWordsia, Google Display Networkia ja Google DoubleClickiä sivustomme käyttöön, suosittuihin tuotteisiin, trendeihin sekä myyntiin liittyvässä analytiikassa ja suostumuksellasi myös markkinoinnin kohdentamisessa. Googlelle lähetettävä tieto sisältää vain anonymisoitua tai pseudonymisoitua tietoa. Lue lisää Google Analyticsin tietojen käsittelystä.

Hyödynnämme myös Facebook pixel anonymisoitua kävijä dataa. Lue lisää Facebook pixel tietojen käsittelystä https://www.facebook.com/business/m/privacy-and-data

Tilinhallinnan yksityisyystoimintojen lisäksi markkinoinnin kohdentamiseen käytetyistä tunnisteista voi kieltäytyä ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon ja asettamalla selain hylkämään kolmannen osapuolen evästeet. Asiakastilille kirjautuneena tilinhallinnan yksityisyysasetukset yliajavat selaimen Do Not Track -toiminnon.

13. VOIDAANKO TÄTÄ TIETOSUOJASELOSTETTA MUUTTAA?

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostettamme. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.